Mandagenstaat: wat is het en wat moet erop staan?

Een mandagenstaat is een urenstaat waarop per werknemer de gewerkte uren per dag worden bijgehouden. De naam komt van 'man-dag': de eenheid van één werknemer die één dag werkt. In de bouwsector is het een standaard document dat aantoont wie wanneer op een project heeft gewerkt.

De mandagenstaat fungeert als bewijs voor de Belastingdienst bij een eventuele controle. Als een onderaannemer zijn loonheffingen niet betaalt en de Belastingdienst klopt aan bij de hoofdaannemer, kan een correcte mandagenstaat de aansprakelijkheid aantonen of beperken.

Een mandagenstaat is niet wettelijk verplicht in de zin dat er een vaste wettekst staat die hem eist. Maar in de praktijk is hij onmisbaar bij:

• —WKA-plichtig werk: als de Wet Ketenaansprakelijkheid van toepassing is en de onderaannemer personeel heeft.
• —Controles door de Belastingdienst: de inspecteur kan vragen wie er op een bouwplaats heeft gewerkt en hoeveel uren.
• —Aanbestedingen en cao-controles: vakbonden en opdrachtgevers eisen soms aantoonbare urenadministratie.
• —Geschillen over betaling: de mandagenstaat bewijst hoeveel uren er zijn gemaakt.

Een correcte mandagenstaat bevat minimaal de volgende gegevens:

• —Naam van de werknemer
• —BSN (Burgerservicenummer) — verplicht voor identificatie bij belastingcontrole
• —Geboortedatum
• —Functie of vakgebied
• —Gewerkte uren per dag, per week
• —Datum van de gewerkte dag
• —Paraaf of handtekening van de werknemer
• —Naam en gegevens van de onderaannemer
• —Projectnaam of -adres

De onderaannemer laat zijn werknemers de mandagenstaat dagelijks of wekelijks invullen en paraferen. Aan het einde van de week of maand levert hij de getekende staten in bij de hoofdaannemer. De hoofdaannemer bewaart deze in zijn projectadministratie.

Bij gebruik van een G-rekening kun je de mandagenstaat combineren met de stortingsbewijzen: zo heb je per week een compleet dossier van wie er werkte en dat de loonheffingen zijn afgedragen.