WKA-aansprakelijkheid beperken: 5 maatregelen voor elke (hoofd)aannemer

De G-rekening (geblokkeerde rekening) is de meest directe manier om je WKA-aansprakelijkheid te beperken. Het is een speciale bankrekening van de onderaannemer waarvan alleen loonheffingen en btw aan de Belastingdienst betaald mogen worden. Als opdrachtgever stort jij het loondeel van de factuur op die G-rekening.

Het gedeelte dat je op de G-rekening stort, valt buiten jouw aansprakelijkheid. Je bent dan vrijgesteld voor de WKA-naheffing tot het bedrag van die storting. Let op: alleen stortingen die aantoonbaar bestemd zijn voor loonheffingen tellen mee.

• —Vraag altijd het G-rekeningnummer op vóór de eerste betaling.
• —Stort in principe 25% van de factuurwaarde (inclusief materiaal) op de G-rekening — dit dekt het gemiddelde loondeel plus marge.
• —Spreek het exacte percentage af in het contract, gebaseerd op het werkelijke loondeel.
• —Bewaar bankafschriften en betalingsbewijzen minimaal 7 jaar.

De Verklaring betalingsgedrag is een document van de Belastingdienst dat aangeeft dat een ondernemer zijn belastingen en premies op dat moment correct betaalt. De verklaring geeft geen garantie voor de toekomst, maar is een goede indicatie dat de aannemer zijn zaken op orde heeft.

De verklaring is 3 maanden geldig. Vraag hem dus minimaal elk kwartaal opnieuw op — bij voorkeur vóór elke betalingstermijn. Vraag de aannemer om hem rechtstreeks bij de Belastingdienst op te vragen en jou het originele exemplaar te sturen.

• —Verklaring is 3 maanden geldig: vraag elk kwartaal een nieuw exemplaar.
• —Accepteer geen kopieën of scans van oude verklaringen.
• —Neem in het contract op dat de aannemer verplicht is de verklaring op te leveren.
• —Registreer de ontvangstdatum in je inkoopadministratie.

Een goed onderaannemingscontract is je eerste verdedigingslinie. Zonder contractuele afspraken sta je bij een WKA-claim met lege handen. Neem minimaal de volgende clausules op:

• —Verplichting van de aannemer om maandelijks loonheffingen af te dragen.
• —Verplichting tot het aanleveren van een actuele Verklaring betalingsgedrag elk kwartaal.
• —Verstrekking van het G-rekeningnummer vóór aanvang van de werkzaamheden.
• —Instemming met stortingen op de G-rekening als betalingswijze.
• —Doorwerking van WKA-verplichtingen naar (onder)aannemers in de keten.
• —Opschortingsrecht en schadevergoedingsplicht bij niet-naleving.

Overweeg ook de UAV 2012 of UAV-GC 2005 van toepassing te verklaren. Beide sets algemene voorwaarden bevatten bepalingen die de verdeling van aansprakelijkheid in de keten regelen.

De Stichting Normering Arbeid (SNA) beheert een register van bedrijven die voldoen aan NEN 4400-1 (voor Nederlandse bedrijven) of NEN 4400-2 (voor buitenlandse bedrijven). Gecertificeerde bedrijven worden periodiek gecontroleerd door een onafhankelijke inspectie-instelling op het correct afdragen van loonheffingen en naleving van de arbeidswetgeving.

Werken met een SNA-gecertificeerde aannemer geeft extra zekerheid, maar geeft je geen volledige vrijwaring. De Belastingdienst erkent het certificaat wel als een risicoverlichtende factor.

• —Controleer het SNA-register op www.normeringarbeid.nl vóór contractsluiting.
• —Let op de geldigheidsdatum van het certificaat.
• —Vraag een kopie van het certificaat op en sla deze op in het inkoopcontract.

Niet elke inkoop valt onder de WKA. Wie maatregelen neemt terwijl dat niet nodig is, verspilt tijd en geld. Maar wie denkt dat de WKA niet geldt terwijl dat wel zo is, loopt een groot risico. De beoordeling hangt af van de aard van de inkoop, de verhouding tussen arbeid en product, en de locatie waar het werk wordt uitgevoerd.

Voor elke nieuwe leverancier of inkooprelatie is het verstandig om de beoordeling formeel vast te leggen. Dat geeft houvast bij een eventuele controle door de Belastingdienst.

1. 1.Beoordeel of de WKA van toepassing is (gebruik WKAcheck voor elke nieuwe leverancier).
2. 2.Vraag het G-rekeningnummer op vóór de eerste betaling.
3. 3.Leg het loondeel vast in het contract en betaal dit deel op de G-rekening.
4. 4.Vraag elk kwartaal een actuele Verklaring betalingsgedrag op.
5. 5.Controleer het SNA-register bij nieuwe of onbekende aannemers.
6. 6.Neem WKA-clausules op in het onderaannemingscontract.
7. 7.Bewaar alle documenten minimaal 7 jaar.