Btw verlegd factuur opstellen: stap voor stap voor onderaannemers

De btw-verleggingsregeling geldt als je als onderaannemer of zzp'er bouw- of installatiewerkzaamheden uitvoert voor een btw-plichtige opdrachtgever die zelf ook in de bouw actief is. Drie voorwaarden moeten gelden:

1. 1.Er is sprake van aanneming van werk — je voert werk uit met eigen personeel, niet alleen leveringen.
2. 2.De opdrachtgever is een btw-ondernemer die zelf ook bouwwerkzaamheden verricht of laat verrichten.
3. 3.Het werk wordt uitgevoerd in Nederland.

Een factuur waarop de verleggingsregeling van toepassing is, moet aan specifieke wettelijke eisen voldoen. Ontbreekt ook maar één vermelding, dan is de factuur formeel ongeldig en kan de hoofdaannemer betaling weigeren.

• —Jouw naam, adres en btw-nummer (niet je KvK-nummer)
• —Naam, adres én btw-nummer van de opdrachtgever (afnemer)
• —Factuurnummer (uniek en oplopend)
• —Factuurdatum
• —Datum van levering of uitvoering van de werkzaamheden
• —Specifieke omschrijving van de werkzaamheden (wat, waar, wanneer)
• —Bedrag exclusief btw
• —Btw-tarief: 0%
• —De tekst: 'btw verlegd o.g.v. art. 12 Wet OB 1968'

Dit is de meestgemaakte fout: onderaannemers zetten alleen hun eigen btw-nummer op de factuur. Bij de verleggingsregeling is het btw-nummer van de opdrachtgever (de afnemer) ook verplicht. Zonder dat nummer is de factuur fiscaal gezien onvolledig.

Vraag het btw-nummer van de hoofdaannemer op voordat je de factuur opstelt. Dit is zijn of haar btw-identificatienummer, dat begint met 'NL' gevolgd door negen cijfers en een lettercode.

Stel: jij voert stukadoorswerk uit voor Bouwbedrijf De Vries BV. Je factureert €4.000 exclusief btw. De factuur bevat dan:

• —Jouw bedrijfsnaam, adres, btw-nummer (NL…)
• —Naam en adres van Bouwbedrijf De Vries BV + hun btw-nummer
• —Factuurnummer: 2025-042 | Factuurdatum: 15 mei 2025
• —Uitvoeringsperiode: 5 t/m 12 mei 2025, project Wooncomplex Leiden
• —Omschrijving: stukadoorswerk woonkamers en slaapkamers, blok A
• —Bedrag: €4.000,- excl. btw
• —Btw: 0% (btw verlegd o.g.v. art. 12 Wet OB 1968)
• —Totaal te betalen: €4.000,-

1. 1.21% btw rekenen terwijl verlegd verplicht is — de hoofdaannemer stuurt de factuur terug.
2. 2.Geen 'btw verlegd'-tekst en grondslag — de factuur is formeel ongeldig.
3. 3.Btw-nummer van de opdrachtgever ontbreekt — de afnemer kan de btw niet terugvragen.
4. 4.Vage omschrijving ('werkzaamheden') — dit kan leiden tot discussie over welk tarief geldt.
5. 5.Geen factuurnummer of doorbroken nummerreeks — dit valt op bij een boekenonderzoek.